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Cómo organizar tus tareas para aumentar tu productividad - Loredana Neves

Cómo organizar tus tareas para aumentar tu productividad

by loredananeves

¿Sientes estancamiento? Quiero compartir contigo cómo puedes crear momentum en tu emprendimiento.

Lo primero que tienes que hacer es descargarte la plantilla de productividad para empezar a trabajarla:

Te llegará a tu email la plantilla editable que podrás trabajar tanto en tu ordenador como imprimirla. Se verá así:

Te recomiendo ver este episodio en Youtube, porque se te hará más fácil entenderlo apoyándote de las imágenes que verás en el vídeo:

Cada tarea que tu realizas en tu día para tu emprendimiento es un paso más hacia tu éxito. Si las tareas que decidimos hacer durante el día no nos están haciendo avanzar y jugando un rol importante en nuestro negocio, nos vamos a sentir estancados. Por eso quiero animarte y explicarte cómo crear y utilizar la tabla de productividad que estoy aplicando para mi trabajo.

Empecé a utilizar la matriz Eisenhower, creado por el presidente estadounidense Dwight Eisenhower. Él tuvo que tomar decisiones muy importantes bajo mucha presión, y por eso creó este método que ahora se utiliza en todo el mundo. Esta es una tabla de productividad que vamos a ver ahora y que te va a ayudar a planificar, priorizar, delegar tus tareas y así evitar la trampa de lo que consideramos como “urgente” y analizar si todo lo que tenemos pendiente por hacer es necesario o no. Empezarás a ver las cosas correctas que debes hacer para lograr tus objetivos y ser más productiva.

Paso a paso sigue este método para poder clasificar tus tareas.

Escribe todas tus tareas

Lo primero que vas a hacer es una lista de todas las cosas que tienes que hacer. Vacía tu cerebro y escríbelas todas. ¡Sí todas! Escribe esas cosas que estás dejando siempre para después, las cosas que tienes que hacer urgente. Escríbelo todo.

El acto de escribirlo te va a ayudar a que tu cerebro se libere de esa ansiedad de tener que acordarse de eso cada momento.

Después de tener esa lista enorme de tareas creada, vas a pasar al paso número dos. Vamos a organizar esas ideas en la tabla Eisenhower.

Utiliza la matriz Eisenhower

Si aún no te has descargado la plantilla, sube al inicio del blog y suscríbete a la Newsletter para recibirla. Puedes también agarrar una hoja de papel y con un boli divide esa hoja en 4, haces una línea horizontal en el centro y una vertical. Tienes ahora 4 cuadrantes y cada tarea que tienes pendiente puede categorizarse en uno de esos cuadrantes.

Este método se basa en una tabla de cuadrantes que te ayuda a clasificar tus tareas por importancia y urgencia. Te va a ayudar a darle prioridad a las tareas que son fáciles de dejar a un lado, pero son las más importantes para tu éxito.

El primer cuadrante es el de Urgente e importante. En el segundo cuadrante, que sería el de la derecha, es el de No urgente, Importante. El tercer cuadrante, abajo a la derecha sería el Urgente, no importante. Y el cuarto cuadrante sería el “No urgente, no importante”.

Es decir, tienes la primera fila, que sería la línea horizontal, que son los cuadrantes 1 y 2, esos son los cuadrantes importantes y la segunda fila, son los cuadrantes no importantes. La columna izquierda son los cuadrantes urgentes y la columna derecha son los no urgentes.

Estos 4 cuadrantes tienen diferentes estrategias para trabajarse. Vamos a profundizar en cada uno.

Cuadrante I

El primer cuadrante arriba a la izquierda, como te dije antes es el cuadrante “Urgente e Importante”, Lo llamamos el cuadrante de “Hacer primero”. Las tareas que vas a incluir allí, son esas que son importantes para tu vida y tu trabajo, que se tienen que hacer hoy o mañana a más tardar. Son las tareas que te van a ayudar a hacer dinero y a las que les vas a poner un cronómetro para tratar de hacerlas en el tiempo más rápido posible.

Un ejemplo de las tareas que yo tengo dentro de ese primer cuadrante hoy es:

Enviar las facturas a mi asesor, grabar el episodio del podcast, trabajar en uno de mis clientes, aparecer en mis redes sociales y hacer ejercicio.

Cuadrante II

El segundo cuadrante es el de “programar” esas tareas, este es el cuadrante de lo importante pero menos urgente. A estas tareas tenemos que asignarle un día y una fecha en nuestro calendario para fijarlo y que no lo dejemos a un lado.

Un ejemplo de las tareas que yo tengo en ese segundo cuadrante son:

Trabajar en mi página web, redactar un guión de mi curso, grabar 5 vídeos de mi curso y trabajar en la estrategia de venta del curso online.

Cuadrante III

El tercer cuadrante que es el de “Delegar”, son esas tareas menos importantes para ti pero que son igualmente urgentes. Tienes que mantenerte al tanto de esas tareas, pero son tareas que puedes delegarle a otra persona.

Por ejemplo, si alguien te llama para pedirte un favor urgente, puedes darle la información necesaria a esa persona para que pueda hacerlo el mismo, o recomendarle a otra persona para que le haga el trabajo.

Un ejemplo de las tareas que yo tengo en el tercer cuadrante son:

Programar las publicaciones de las redes sociales mías y de mis clientes, publicar el episodio del podcast, publicar en mi blog, responder, enviar emails y hacer mercado.

Cuadrante IV

Por último, el cuadrante 4 es el cuadrante de “Dejarlo ir”, es donde vas a escribir las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Estas son las tareas que no deberías hacer en lo absoluto. Allí va a estar todo lo que haces para procrastinar y lo que utilizas como excusa para no hacer las tareas que realmente son importantes.

Un ejemplo de las tareas que yo tengo en el cuarto cuadrante son:

Revisar las redes sociales, Arreglar el armario, echar gasolina y lavar el coche.

A primera vista, puede parecer que todos los cuadrantes tienen algo de importancia y que forman parte de tu negocio. Pero realmente piensa cuál de los cuatro cuadrantes es el que podría hacer que tu negocio creciera y escalara, que pudieras tener un negocio rentable y sentir autorrealización.

Ese es el cuadrante II

El cuadrante I es importante, pero hacer SÓLO el cuadrante I va a mantener tu negocio exactamente donde está ahora.

Todas las cosas que van a hacer que avances con tu negocio o tu vida de manera significativa están en el cuadrante II.

Y si trabajas esta tabla podrás abrir los ojos y entender cuáles van a ser esas tareas cruciales que van a ayudarte a avanzar con tu negocio, porque nadie te va a pedir que hagas las tareas del cuadrante 2. Los clientes siempre te van a presionar en el cuadrante I, quieren el trabajo AHORA. Y es fácil quedarse atascado en el cuadrante I.

Avanzar con tu web, con tu curso online, con tu estrategia y campaña de marketing toda la base de tu negocio, lo importante a largo plazo. Agenda esas tareas del cuadrante 2 y bloquéalas en tu calendario, que nadie las pueda mover, para trabajar en tu negocio el mayor tiempo posible.

Si no, te quedarás atrapada en la «urgencia» del cuadrante I y nunca avanzarás de forma significativa.

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